Jedes Ereignis, bei dem Erste Hilfe geleistet wurde, also auch der kleinste Unfall, muss aufgezeichnet werden.
Zur Dokumentation kann die DGUV Information 204-021 "Meldeblock" oder auch der Dokumentationsbogen für Erste-Hilfe-Leistungen verwendet werden. Es ist auch möglich die Dokumentation unter geeigneten Bedingungen elektronisch vorzunehmen. In jedem Fall müssen die Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1)
Gleichgültig, wer die Aufzeichnungen vornimmt, in jedem Fall handelt es sich um Daten, die gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern sind. Bei der Dokumentation handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Datenschutzgrundverordnung bzw. das Bundesdatenschutzgesetz sind zu beachten.
Für jeden Mitarbeiter im Betrieb ist die Dokumentation der Ersten-Hilfe-Leistungen deshalb wichtig, weil sie als Nachweis für die Anerkennung eines Arbeitsunfalls verwendet werden kann.
Allgemeine Fragen und Antworten
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Wie muss dokumentiert werden?
Die DGUV Vorschrift 1 lässt offen, in welcher Form die Erfassung der zu dokumentierenden Daten zu erfolgen hat. Es steht dem Unternehmen frei, ob die Aufzeichnungen in einem Meldeblock (zum Beispiel DGUV Information 204-021) oder im Zuge der elektronischen Datenverarbeitung vorgenommen werden.
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Was muss dokumentiert werden?
Aufgezeichnet werden müssen
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der Name der verletzten beziehungsweise erkrankten Person,
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Angaben zum Hergang des Unfalls beziehungsweise des Gesundheitsschadens (Datum/Uhrzeit, Ort, Hergang, Art und Umfang der Verletzung/Erkrankung),
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Namen der Zeugen,
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Erste-Hilfe-Leistung (Datum/Uhrzeit, Art und Weise der Erste-Hilfe-Maßnahmen),
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der Name des Ersthelfers bzw. der Ersthelferin.
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Wer sollte die Dokumentation vornehmen?
Es ist dem Unternehmer beziehungsweise der Unternehmerin nicht vorgeschrieben, wer oder welche Stelle im Betrieb mit der Dokumentation beauftragt werden soll. Sinnvoll erscheint es, diejenigen damit zu betrauen, die die Erste Hilfe durchführen, also zum Beispiel die Ersthelferin oder den Ersthelfer. Die Aufzeichnungen sind in jedem Fall vertraulich zu behandeln, das heißt Verbandbuch oder Meldeblock sind vor einer Kenntnisnahme durch Unbefugte zu schützen. Dazu sind geeignete organisatorische Maßnahmen zu treffen, zum Beispiel durch die Aufbewahrung des Verbandbuchs beziehungsweise der ausgefüllten Meldeblätter unter Verschluss beim Ersthelfer oder bei der Ersthelferin.
Wird die Dokumentation in elektronischer Form geführt, ist durch technische Maßnahmen zu gewährleisten, dass nur Berechtigte darauf Zugriff haben.
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Wozu muss dokumentiert werden?
Die Angaben dienen als Nachweis, dass die Verletzung oder Erkrankung bei einer versicherten Tätigkeit ein- beziehungsweise aufgetreten ist. Diese Aufzeichnungen können sehr wichtig sein, wenn zum Beispiel Spätfolgen eintreten sollten. Ferner stellen die Aufzeichnungen der im Betrieb erfolgten Erste-Hilfe-Leistungen auch eine Informationsquelle für die Erfassung, Untersuchung und Auswertung von nicht meldepflichtigen Arbeitsunfällen dar, die vom Betriebsarzt oder der Betriebsärztin und von der Fachkraft für Arbeitssicherheit durchzuführen sind. Dazu bietet es sich an, die Dokumentationen regelmäßig in der Sitzung des Arbeitsschutzausschusses zu bewerten.
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Was muss bei einer elektronischen Dokumentation beachtet werden?
Hierbei müssen die Maßnahmen des Datenschutzes und der Datensicherheit vollumfänglich berücksichtigt werden. Ferner ist durch entsprechende technische Maßnahmen zu gewährleisten, dass zur Bearbeitung nur berechtigte Personen Zugriff auf das digitale Verbandbuch haben (Ablage, Unfallanalyse, Auswertungen etc). Beispielsweise kann ein digitales Verbandbuch im Innendienst über das Intranet und im Außendienst über digitale Endgeräte zur Verfügung gestellt werden. Ein Vorteil ist, dass die Daten in "Echtzeit" geliefert werden können; auch die Auswertungen gestalten sich einfacher.
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Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden?
Die Aufzeichnungen müssen fünf Jahre aufbewahrt werden. Nach fünf Jahren müssen die Dokumente datenschutzgerecht entsorgt werden. Das Verbandbuch wird fünf Jahre nach seiner letzten Eintragung, die Einzeldokumente des Meldeblockes bzw. Einträge in digitale Verzeichnisse sind jeweils nach fünf Jahren zu vernichten.
